Transformación Digital y atención a la Dependencia

5 Grandes Ventajas de la firma digital en la gestión documental

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Se pueden conseguir 5 grandes mejoras cuando se incorpora al firma digital a la gestión de la documentación en el seno de una oranización.

  1. Facilitar la descentralización
  2. Mejorar la agilidad
  3. Reducir costes
  4. Incrementar la seguridad
  5. Aumentar la productividad.

Facilitar la descentralización

La firma digital hace posible que puedan firmase documentos si estar en la misma sede de la entidad. Ya sea desde el simpel envío por mail o el acceso remoto al servidor , o la utilizaciónde la nube como espacio de almacenamiento compartido.

Mejora la agilidad

La rapidez para disponer de la firma necesaria sin esperas es en ocasiones esencial. Hacer llegar a un determinado usuario sin demoras temporales de forma instantanea y recuperar el documento firmado de forma instantanea es posible con la firma digital y la gestión documental.

Un caso frecuente es la firma de un documento por varios usuarios que se sucenden o se van pasando el documento.

Reducción de costes

Tanto en la generación de documentos, reducimos los costes de impresión , papel, desgaste de maquinaria … Pero sobre todo los costes logisticos de almacenamiento, revisión, destrucción de documentación etc…

Mejora de la Seguidad

Tenemos de entrada la prevención del deterioro, posibles perdidas de documentación. Pueden hacerse multiples copias de documentación original y realizar almacenamientos remotos para prevenir su perdida o destruccion.

En este apartaco hay que ser especialmente cuidadosos para promover una metodología de trabajo que evite el uso indistriminado de la firma electrónica por parte de personas no autorizadas .

Nuestra cultura analógica no termina de comprender que usar la firma electronica de otra persona sin su consentimiento no es correcto y es el equivalente si lo hiciesemos con una firma física.

Para evitar estos riesgos es muy importante la formación y los procedimientos de control internos.

Aumentar la productividad.

Es posible la firma simultanea de multiples docuementos que tengan caracteristicas similares. Imaginemos el caso en el que tienen que firmarse cientos de nóminas, son todas del mismo formato y la firma debe hacerse en todos los casos en la misma casilla.

Existen aplicaciones gratuitas que permiten realizar este proceso con unos pocos pasos como por ejemplo XolidoSing

Ejemplo de firma digital de documentos de word

Cuando se disponde de un sistema de calidad en una organización es importante tener bien localizados e identificados los documentos en su versión más reciente. Evitando la utilziacion de protocolos que no estén actualizados.

Con una combinacion de trabajo en una red (o nube) más el uso de la firma de documentos de word es muy facil conseguirlo.

La firma de docuemntos de word lo que nos asegura es que el documento no ha sufrido variaciones desde su aprobación , quien lo aprobo y una fecha de tiempo de cuando se realizó dicha aprobación.

Es tan sencillo como seguir estos pasos. En dos fases , la primera es preparar la antefirma, esto servirá para futuras firmas en este mismo documento y paso dos firmar el documento.

  1. Abrir el documento de word
  2. Poner el cursor donde se quiera insertar la firma
  3. Pulsar en menu insertar _–> dentro de texto pulsar el icono –> Linea de Firma de Microsoft Office…
  4. Configurar la firma segun la ventana flotante
  5. Pular aceptar

  • Pulsar dos veces sobre la antefirma
  • Rellenar el formulario
  • Pulsar firmar

Con este sencillo proceso en tenemos el documento de word firmado digitalmente.

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